Missão, Atribuições e Legislação
1. MISSÃO
O ADSTR tem por missão a salvaguarda, valorização e divulgação do património arquivístico de âmbito regional enquanto fundamento da memória, garantia dos direitos do Estado e dos cidadãos, fator de identidade coletiva e individual, garante da Democracia e fonte de investigação científica.
2. ATRIBUIÇÕES
O Arquivo Distrital de Santarém tem as seguintes competências, fixadas pelo Despacho n.º 9339/2012, de 11 de julho, do Senhor Diretor-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB):
- Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGLAB;
- Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGLAB;
- Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário e assegurar, implementando sistemas de descrição, a pesquisa e o acesso aos documentos de acordo com as orientações da DGLAB;
- Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que é depositário;
- Efetuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;
- Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre proteção de dados no acesso à documentação de que é depositário;
- Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do existente na respetiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;
- Prestar serviços de consultoria e apoio técnico, bem como apoiar a DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, na respetiva área geográfica de intervenção.
- Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse.
É ainda atribuição dos Arquivos Distritais, segundo o Decreto-Lei n.º 149/83, reforçado pelo Decreto-Lei nº47/2004, de 3 de Março a incorporação obrigatória da seguinte documentação:
- A documentação das Conservatórias do Registo Civil e os livros do Registo Paroquial;
- A documentação dos Cartórios Notariais;
- A documentação dos Tribunais.
O Arquivo Distrital pode, ainda, recolher quaisquer outros arquivos públicos ou privados, quer por doação, compra ou depósito — este último, sem perda de direitos de propriedade e sem encargos — cujos detentores desejem vê-los devidamente preservados, organizados e acessíveis ao investigador.
3. LEGISLAÇÃO RELEVANTE (CONSOLIDADA)
3.1. Orgânica e estrutura (DGLAB)
Portaria n.º 68/2026/1: Procede à primeira alteração da Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho, que fixa a estrutura nuclear da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Decreto-Lei n.º 62/2025: Altera o Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio, que aprova a orgânica da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Decreto-Lei n.º 141/2015 – Procede à extinção, por fusão, do Instituto de Investigação Científica e Tropical, I. P., e à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio, que aprova a orgânica da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas [Integração do Arquivo Histórico Ultramarino].
Despacho n.º 9339/2012: Criação das unidades orgânicas flexíveis da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Portaria n.º 192/2012: Fixa a estrutura nuclear da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Decreto-Lei n.º 103/2012: Aprova a orgânica da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Decreto-Lei n.º 149/83: Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas.
3.2. Regime Geral e Património Cultural
Decreto-Lei n.º 148/2015: Estabelece o regime da classificação e da inventariação dos bens móveis de interesse cultural, bem como as regras aplicáveis à exportação, expedição, importação e admissão dos bens culturais móveis.
Lei n.º 107/2001: Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural.
Lei n.º 14/94: Altera, por ratificação, o Decreto-Lei n.º 16/93.
Decreto-Lei n.º 16/93: Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico.
3.3. Gestão Documental: Avaliação e Incorporação
Portaria n.º 112/2023: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.
Portaria n.º 1253/2009: Altera e republica o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril [Macroestrutura Funcional (MEF)].
Decreto-Lei n.º 47/2004: Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.
Decreto-Lei n.º 121/92: Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços da administração directa e indirecta do Estado.
Decreto-Lei n.º 447/88: Regula a pré-arquivagem de documentação. Revoga o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro.
3.4. Acesso, Transparência e Privacidade
Lei n.º 68/2021(LADA): Aprova os princípios gerais em matéria de dados abertos e transpõe para a ordem jurídica interna a Diretiva (UE) 2019/1024 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de junho de 2019, relativa aos dados abertos e à reutilização de informação do setor público, alterando a Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.
Lei n.º 58/2019: Assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados. [Execução do RGPD em Portugal].
Lei n.º 31/2019: Regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos.
Lei n.º 26/2016 (LADA): Aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, transpondo a Diretiva 2003/4/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro, e a Diretiva 2003/98/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de novembro.
Regulamento (UE) 2016/679: Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.
Lei Orgânica n.º 2/2014: Aprova o Regime do Segredo de Estado.
3.5. Documentos Eletrónicos e Desmaterialização
Resolução do Conselho de Ministros n.º 207/2024: Aprova a Estratégia Digital Nacional e o respetivo modelo de governação.
Decreto-Lei n.º 12/2021: Assegura a execução na ordem jurídica interna do Regulamento (UE) 910/2014, relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno.
Portaria n.º 77/2018: Procede à regulamentação necessária ao desenvolvimento da Chave Móvel Digital (CMD) e revoga a Portaria n.º 189/2014, de 23 de setembro.
Lei n.º 37/2014: Estabelece um sistema alternativo e voluntário de autenticação dos cidadãos nos portais e sítios na Internet da Administração Pública denominado Chave Móvel Digital.
3.6. Serviços, Prazos e Preçários
Despacho n.º 9474/2015: Aprova o Regulamento de Utilização de Espaços da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Despacho n.º 6852/2015: Aprova o Regulamento de Reprodução de Documentos da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
3.7. Setores Específicos (Tribunais, Notários e outros)
3.7.1. Judiciais
Portaria n.º 368/2013: Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais e revoga a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro [art. 7.º – Remessa para o arquivo definitivo].
Decreto-Lei n.º 47/2004: Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.
N.B. – Consultar ainda: Arquivos dos tribunais
3.7.2. Notariais
Portaria n.º 182/2017, de 31 de maio: – Regula o pedido online de certidão sobre a existência de testamentos públicos, instrumentos de aprovação, de depósito e abertura de testamentos cerrados e internacionais, escrituras de revogação de testamentos e de renúncia ou repúdio de herança ou legado, registados na Conservatória dos Registos Centrais.
Lei n.º 155/2015: Aprova o Estatuto da Ordem dos Notários, atribuindo-lhe a responsabilidade de incorporar os cartórios notariais [art. 53.º].
Decreto-Lei n.º 207/95: Aprova o Código do Notariado [art.º 34.º – Transferência de livros e documentos para outros arquivos]
Decreto-Lei n.º 250/96: Altera o Código do Notariado (aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de Agosto) e procede à abolição dos reconhecimentos notariais de letra e de assinatura, ou só de assinatura, feitos por semelhança e sem menções especiais [art.º 5.º – Sobre a transferência de livros de sinais].
3.7.3. Registo Civil
Portaria n.º 181/2017– Cria a certidão online de registo civil, definindo e regulamentando o seu âmbito, condições de acesso, prazo de validade e emolumentos devidos.
Decreto-Lei n.º 324/2007: Altera o Código do Registo Civil, o Código Civil, o Decreto-Lei n.º 519-F2/79, de 29 de Dezembro, o Código do Notariado, os Decretos-Leis n.os 272/2001, de 13 de Outubro, e 236/2001, de 30 de Agosto, e o Regulamento Emolumentar dos Registos e do Notariado. [No art.º 15.º das disposições finais e transitórias prevê a transferência de livros para os arquivos nacionais].
Decreto-Lei n.º 131/95: Aprova o Código do Registo Civil
3.7.4. Governos Civis
Portaria n.º 456/99: Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística dos Governos Civis.
3.8. Legislação Histórica e Revogada
Decreto n.º 13724/1927: Remodela os serviços da Inspeção das Bibliotecas e Arquivos e determina a criação de um arquivo distrital em cada distrito.
Decreto n.º 19952/1931: Remodela os serviços das Bibliotecas e Arquivos Nacionais, bem como da respetiva Inspeção.
Decreto-Lei n.º 46350/1965: Insere disposições relativas ao funcionamento das bibliotecas e arquivos.
Decreto-Lei n.º 93/2007: Aprova a orgânica da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) [Revogado pelo DL 103/2012].
Portaria n.º 372/2007: Estabelece a estrutura nuclear da DGARQ e as competências das respectivas unidades orgânicas [Revogado].
Portaria n.º 394/2007: Fixa o número máximo de unidades orgânicas flexíveis da DGARQ [Revogado].
Despacho (extrato) nº 18834/2007– competências dos arquivos de âmbito regional dependentes da DGARQ com a natureza de unidades orgânicas flexíveis [Revogado].
Despacho (extrato) nº 19258/2007– Criação das unidades orgânicas flexíveis nos serviços centrais da DGARQ, suas competências e integração na estrutura [Revogado].
Decreto-Lei nº 84/2009 – Altera o Decreto-Lei n.º 93/2007 e atribui autonomia administrativa aos Arquivos Dependentes da DGARQ [Revogado pelo Decreto-Lei n.º 103/2012].
